Nowe obowiązki pracodawców związane z monitorowaniem pracowników w miejscu pracy

Jednym z powszechnie stosowanych sposobów przetwarzania danych osobowych pracowników, który nie był dotychczas uregulowany w polskim porządku prawnym, jest monitoring. Stan prawny w tym zakresie uległ zmianie wraz z uchwaleniem dnia 10 maja 2018 r. ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000), która uregulowała stosowanie monitoringu w miejscu pracy poprzez zmianę ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917), dalej jako: „KP”, polegającą na dodaniu przepisów ustanawiających zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy. Nowe przepisy nakładają na pracodawców szereg obowiązków związanych ze stosowaniem monitoringu w miejscu pracy, polegających w szczególności na przejrzystym informowaniu pracowników o tym, że monitoring jest tam stosowany. Dla pracodawców wiąże się to z koniecznością przeprowadzenia zmian regulaminu pracy.

Obowiązek poinformowania o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu na piśmie oraz poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny być ponadto ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, chyba że są objęci układem zbiorowym pracy. Regulamin pracy może również zostać wprowadzony fakultatywnie przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej przez pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników.

Przeprowadzenie zmiany regulaminu pracy

Pracodawcy którzy wprowadzili regulamin pracy, będą obowiązani do przeprowadzenia jego zmiany, jeżeli stosują lub zamierzają wprowadzić monitoring w miejscu pracy. Zmiana regulaminu pracy wymaga zachowania określonej procedury, która może być czasochłonna. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to zmiana regulaminu pracy powinna być ustalona w uzgodnieniu z taką organizacją. Ponadto, pracodawca jest obowiązany do poinformowania pracowników o zmianie regulaminu pracy, co powinno nastąpić poprzez przekazanie jej treści każdemu pracownikowi na piśmie. Potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z aneksem do regulaminu pracy będzie równoznaczne z zapoznaniem się przez pracownika z celami, zakresem oraz sposobami zastosowania monitoringu. Zmiana regulaminu pracy wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, przy czym przy ustalaniu daty wejścia w życie zmian do regulaminu pracy nie uwzględnia się dnia przekazania ich treści do wiadomości pracowników.

Share This: