Czy pracodawca może żądać od pracownika zaświadczenia o niekaralności?

Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa posiadają szczególny status prawny na gruncie art. 10 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Pojęcie danych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa obejmuje dane umieszczone w Krajowym Rejestrze Karnym. Przetwarzanie tego rodzaju danych w kontekście zatrudnienia znajdzie zastosowanie w szczególności w związku z przetwarzaniem danych o karalności pracowników zawartych w zaświadczeniu o niekaralności.

Dopuszczalność pozyskiwania przez pracodawcę zaświadczeń o niekaralności pracownika

Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Ustawowy wymóg niekaralności jest wymagany między innymi od osób wykonujących czynności agencyjne, agentów celnych czy też osób, które w ramach wykonywania obowiązków służbowych mają dostęp do materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego. Przetwarzanie danych o karalności jest wówczas niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, a to zatrudnienia na danym stanowisku osoby niekaranej.

Pracodawcy żądają od pracowników przedłożenia zaświadczeń o niekaralności także wtedy, gdy wymóg niekaralności nie wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, ale wykonywanie pracy na danych stanowisku wiąże się z dużym stopniem odpowiedzialności (np. pracownicy którym powierzane są dobra materialne o dużej wartości).

Dopuszczalność żądania od pracownika zaświadczenia o niekaralności, gdy wymóg niekaralności nie wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, jest kwestionowana z uwagi na brak podstaw prawnych do przetwarzania danych o karalności pracownika, jeżeli na pracodawcy nie ciąży obowiązek zatrudnienia na danym stanowisku osoby niekaranej.

Przetwarzanie danych o karalności na gruncie projektowanych przepisów Kodeksu pracy

Z uwagi na konieczność dostosowania krajowego porządku prawnego do wymogów RODO, zmianie mają ulec przepisy ponad 200 aktów prawnych zawierających regulacje w przedmiocie ochrony danych osobowych, w tym Kodeksu pracy. Propozycje regulacji zostały zawarte w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 z dnia 7 czerwca 2018 r.

Zgodnie z treścią art. 221b § 1 Kodeksu pracy w projektowanym brzmieniu, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Wobec powyższego, o ile projektowane przepisy wejdą w życie, przetwarzanie danych o karalności pracownika będzie dopuszczalne wyłącznie, jeżeli wymóg niekaralności pracownika będzie wynikał z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Oznacza to, że żądanie od pracownika przedłożenia zaświadczenia o niekaralności nie będzie dopuszczalne nawet za jego zgodą.

Pracodawca ponosi szeroko pojęte ryzyko związane z zatrudnianiem pracowników, obejmujące w szczególności obejmujące odpowiedzialność za działania pracownika. Proponowana regulacja ogranicza możliwości pracodawcy w zakresie podejmowania działań mających na celu ograniczenie ryzyka gospodarczego, jak i prawnego związanego z zatrudnieniem pracownika. Ograniczenie możliwości przetwarzania danych o karalności pracownika należy zatem ocenić negatywnie. Przykładowo dopuszczalne powinno być uzyskiwanie w stosownym zakresie danych o karalności w przypadku zatrudnienia na stanowisku pracy łączącym się np. z odpowiedzialnością za powierzone mienie.  Pracodawca może posiadać prawnie uzasadniony interes w ograniczeniu ryzyka związanego z zatrudnieniem pracownika oraz zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, ponieważ brak możliwości przetwarzania danych o karalności może narazić pracodawcę na szkodę. Przetwarzanie danych o karalności pracowników powinno zostać zatem dopuszczone w zakresie, w jakim przetwarzanie tych danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia.

Share This:

Dodaj komentarz