Akta pracownicze – będą zmiany

Od przyszłego roku planowane są zmiany dotyczące zasad przechowywania akt pracowniczych. Wszystko to za sprawą uchwalonej przez Sejm  w dniu 10 stycznia 2018 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta oczekuje na podpis Prezydenta. Zmiany przewidziane tą nowelizacją mają wejść w życie z początkiem 2019 roku.

Obecnie brak jest szczegółowych regulacji dotyczących obowiązków pracodawcy wynikających z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika a także do przechowywania tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie jest natomiast określone jak długo takie dokumenty mają być przechowywane. Okres składowania dokumentacji pracowniczej wynika pośrednio z przepisów dotyczących archiwów oraz emerytur i wynosi 50 lat. Celem przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w szczególności możliwość wykorzystania jej w sprawach dotyczących ustalenia prawa do emerytury.

Przywołana nowelizacja ma m.in. zmienić okres przechowywania akt pracowniczych – co do zasady skrócić go do 10 lat, a także umożliwić prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej.

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca zobowiązany będzie do przechowywania dokumentacji pracowniczej m.in. w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność przez cały okres zatrudnienia danego pracownika a także przez okres 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Okres 10 lat będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Po tym okresie pracodawca będzie mieć 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji i akt pracowniczych może zostać wydłużony, jeśli dokumentacja ta może stanowić lub stanowi dowód w sprawie, czego pracodawca ma świadomość. W takiej sytuacji dokumenty będzie trzeba przechowywać co do zasady do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Nowelizacja wprowadzi dodatkowe zadania dla pracodawców: będą oni zobowiązani przekazać pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości odbioru takiej dokumentacji przez pracownika i o ewentualnym jej zniszczeniu.

Ważną informacją dla pracodawców jest także bezpośrednie dopuszczenie w przepisach prawa pracy możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Taka dokumentacja będzie równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w formie papierowej.

Share This:

Dodaj komentarz