„Sztuczna inteligencja” w sądach rejestrowych – o projekcie zmiany Ustawy o KRS

Jak działają polskie sądy rejestrowe – wie każdy kto choć raz miał z nimi do czynienia. Postępowania o wpis w KRS toczą się tygodniami a czasem nawet miesiącami. Nic dziwnego. W 2015 roku 63 tysiące podmiotów dokonywało pierwszego wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS, zaś 466 tysięcy podmiotów dokonywało zmiany w tym rejestrze (nie wspominając o wpisach do rejestru stowarzyszeń). Z drugiej strony, w 27 wydziałach KRS Sądów Rejonowych w całym kraju obsadzone są zaledwie 43 etaty sędziowskie, 345 etatów referendarskich, 612 etatów urzędniczych i 3,5 etaty asystentów sędziów[1].

Doczekaliśmy się jednak pewnego przełomu, ponieważ przewlekłość postępowań w KRS zauważył polski ustawodawca. Co więcej, ustawodawca postanowił przeciwdziałać tejże przewlekłości, tworząc projekt Ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw[2].

Projektowane zmiany można podzielić na cztery grupy:

  • zmiany mające na celu wyeliminowanie w obrocie osób prawnych bez organu uprawnionego do ich reprezentacji, oraz dotyczące rozszerzenia zakresu uprawnień kuratora powołanego dla osoby prawnej;
  • zmiany związane z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych – moim zdaniem najbardziej przełomowe;
  • zmiany dotyczące tzw. wpisów ewidencyjnych i zmiany dotyczące informacji o zaległościach płatniczych podmiotu;
  • zmiany proceduralne i porządkowe.

Ponieważ omawiany projekt jest zbyt obszerny by omówić go w całości, poniżej przedstawię tylko najistotniejsze moim zdaniem zmiany (należące do grupy zmian związanych z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych).

Nowa forma wniosków

Formularze KRS – nieodłączny element wniosków do sądów rejestrowych. Zna je każdy praktyk prawa spółek. Ich uzupełnianie jest czasochłonne, niezwykle monotonne, a z drugiej strony wymaga niekiedy specjalistycznej wiedzy, niemałej precyzji i dokładności.

Ta sytuacja niedługo ulegnie diametralnej zmianie, ponieważ od 1 czerwca 2017 roku wszystkie wnioski (wpisowe i niewpisowe) do rejestru przedsiębiorców KRS będą składane wyłącznie z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, tj. w formie elektronicznej (kolokwialnie mówiąc: przez internet). Z dobrodziejstwa składania elektronicznych wniosków będą mogły także skorzystać podmioty podlegające wpisowi wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, nie będą one jednak do tego zobowiązane.

Obecnie, próbkę postępowań elektronicznych stanowi tzw. system S-24, za pomocą którego możemy m. in. zawrzeć umowę niektórych spółek przy wykorzystaniu wzorca umowy oraz wpisać te spółki do KRS. Osobiście, uważam że system S-24 działa sprawnie i mam z nim niemal same pozytywne doświadczenia.

Od 1 czerwca 2017 roku wnioski do KRS składane będą podobnie jak za pomocą systemu S-24. Oznacza to, że system wypełni za nas formularze stosownie do dobranych przez nas danych i parametrów z określonej listy (system ma wspierać wnioskodawcę przez liczne podpowiedzi i pouczenia, „prawie” sztuczna inteligencja). Pozwoli to na uniknięcie błędów polegających przykładowo na niewypełnieniu obligatoryjnego pola na formularzu (lub całego formularza). Tym samym z pewnością zmniejszy się liczba zwrotów wniosków, a co za tym idzie, usprawnione zostanie postępowanie przed sądami rejestrowymi. Wnioski będzie należało opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Korespondencja z sądem

Wszelka korespondencja w postępowaniu toczącym się przed sądem rejestrowym będzie doręczana w formie elektronicznej. Przykładowo, decyzje sądu podjęte w postępowaniu będzie więc można sprawdzić na ekranie komputera. Ewentualne braki wniosku będzie można również uzupełnić elektronicznie. Pomioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców najpóźniej w momencie, gdy będą chciały złożyć wniosek, będą musiały założyć konto, które zostanie do nich przyporządkowane. Od momentu założenia konta wszelka komunikacja między podmiotem a sądem odbywać się będzie wyłącznie za pośrednictwem tego konta. Oczywiście, w przypadku gdy wniosek będzie składał pełnomocnik, będzie on mógł korzystać ze swojego konta.

Załączniki do wniosków

Czytając powyższe zastanawiacie się pewnie Państwo – w jakiej formie składane będą załączniki do elektronicznych wniosków jeżeli, przykładowo, załączniki zostały sporządzone w formie papierowej? Otóż, jeżeli załączniki zostały sporządzone w formie papierowej, do wniosku składanego w formie elektronicznej będziemy załączać:

  1. elektronicznie poświadczone odpisy przez notariusza albo pełnomocnika w postępowaniu – adwokata lub radcę prawnego; albo
  2. elektroniczne odpisy dokumentów.

Elektroniczne odpisy dokumentów to nic innego jak scany oryginałów. W wypadku dołączenia do wniosku jedynie elektronicznych odpisów dokumentów, strona zobowiązana będzie bez wezwania przesłać do sądu rejestrowego ich oryginały (albo urzędowo poświadczone odpisy lub wyciągi) w terminie 3 dni od daty złożenia pisma (wniosku). Nowa ustawa wprowadza też zasadę, że dokumenty stanowiące podstawę wpisu w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Akta rejestrowe w internecie

Od dnia 1 czerwca 2017 roku, akta rejestrowe dla podmiotów już wpisanych do rejestru przedsiębiorców, oraz podmiotów, które po tej dacie zostaną wpisane do tego rejestru, będą prowadzone i dostępne wyłącznie w formie elektronicznej. Sąd rejestrowy nie będzie dokonywał przetworzenia dotychczasowych akt rejestrowych na postać elektroniczną i zamieszczał ich „z urzędu” w systemie teleinformatycznym. Prowadzenie akt w formie elektronicznej będzie więc obejmowało dopiero wnioski złożone w tej formie. Oczywiście, dokumenty składane do sądu w formie papierowej będą przechowywane w tzw. zbiorze dokumentów.

Tak jak dotychczas, każdy będzie miał prawo przeglądania zarówno akt rejestrowych jak i zbioru dokumentów podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców. Istotną zmianą jest jednak fakt, że akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym udostępniane będą:

  1. za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych; oraz
  2. w siedzibie sądu rejestrowego z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Oznacza to, że każdy kto dysponuje dostępem do internetu, będzie mógł zapoznać się z treścią akt rejestrowych, jeżeli będą one prowadzone w systemie teleinformatycznym.

Z praktycznego punktu widzenia, omawiane rozwiązanie znacznie ułatwi pracę prawników pozwalając się zapoznać z dokumentami rejestrowymi spółki praktycznie w każdej chwili. Dostęp do akt ma być możliwy przez całą dobę.

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych

Rewolucja szykuje się nie tylko w świecie postępowań KRS, ale także w ustawie Prawo o notariacie. W celu ułatwienia złożenia do sądu rejestrowego dokumentu w formie aktu notarialnego Krajowa Rada Notarialna utworzy tzw. Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Brzmi to prawie jak tytuł kolejnej części gwiezdnych wojen, nie bez powodu.

Jeżeli akt notarialny ze względu na treść podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS (przykładowo, stanowi podstawę wpisu), notariusz umieści elektroniczny wypis tego aktu w repozytorium, opatrując wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną notariusza. Akt notarialny umieszczony w repozytorium otrzyma specjalny numer w repozytorium, a informacja o zamieszczeniu aktu w repozytorium znajdzie się w treści aktu.

Wnioskodawca składając wniosek do sądu rejestrowego wskaże numer, jaki akt notarialny otrzymał w repozytorium, celem dołączenia aktu notarialnego do wniosku. W ten sposób dokument, którego numer w repozytorium został wskazany we wniosku zostanie automatycznie dołączony do wniosku.

Docelowo, w elektronicznym repozytorium mają znaleźć się nie tylko akty notarialne podlegające złożeniu do KRS, ale także wypisy wszystkich aktów i protokołów notarialnych.

Elektroniczne sprawozdania finansowe

Jak trafnie zauważono w uzasadnieniu omawianego projektu, sądy rejestrowe co roku nie są w stanie opanować wpływu sprawozdań finansowych podmiotów wpisanych do rejestru, a techniczne obsłużenie wszystkich wniosków o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego jest „niewykonalne”.

Dlatego też, omawiany projekt przewiduje wprowadzenie obowiązku sporządzania i składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (w tym zakresie zmieniono Ustawę o rachunkowości). Również opinia i raport z badania sprawozdania finansowego będą sporządzane w formie elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym  podpisem elektronicznym biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie.

Tak sporządzone i przesłane do sądu rejestrowego sprawozdanie ma zostać automatycznie zweryfikowane, i gdy system teleinformatyczny nie wykryje uchybień, przykładowo, w zakresie kompletności dokumentów, opłaty od wniosku lub podpisów pod dokumentami, wówczas wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego będzie dokonywany automatycznie, bez konieczności wydawania w tym zakresie postanowienia. „Prawie” sztuczna inteligencja.

Podsumowanie

Z założenia, projekt jest korzystny zarówno dla podmiotów wpisanych do rejestru, ich pełnomocników, jak również dla sądów rejestrowych. Boję się jednak, by w wyniku zmian nie pojawiły się nowe problemy, jak na przykład częste przeciążenia serwerów, uniemożliwiające złożenie wniosku. Mam więc nadzieję, że ta namiastka sztucznej inteligencji nie będzie nią „prawie”, a naprawdę.

[1] Informacja zawarta w ocenie skutków regulacji projektu (https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12291650/12387514/12387515/dokument253024.pdf)

[2] Projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw z dnia 26 października 2016 roku (https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12291650/12387514/12387515/dokument253022.pdf)

Share This:

Dodaj komentarz